Datafangst og implementering

Å komme i gang med Facilit FDVU er veldig enkelt

Enkel implementering

Facilit FDVU

Med litt hjelp til datafangst og implementering er oppstarten i Facilit FDVU er veldig enkelt. Systemet er brukervennlig og vi veileder deg gjennom prosessen. Du velger i stor grad selv hvor mye du ønsker å implementere selv. Vi bistår mer enn gjerne med implementeringen. Her er vi selvfølgelig avhengig av dine innspill og data men denne prosessen er rask, effektiv og rimelig.

Møte og demo

Vi kjører møte eller nettmøte hvor vi demonstrerer Facilit FDVU og da gjerne med fokus på de områdene som er mest interessante for deg og din virksomhet.

Tilbud

Dersom demo var av interesse setter vi gjerne opp et tilbud til deg basert på den input du har gitt om omfang og aktuelle moduler.

Etablering av kundeforhold

Når tilbudet er akseptert gjennomfører vi den grunnleggende implementeringen som i de fleste tilfeller består av oppretting av bygg og brukere.

Datafangst og implementering

Når kundeforholdet er opprettet gjennomføres en fase som vi gjerne refererer til som datafangst og implementering. Relevante data samles før de implementeres.

Relevante data

Data som gjerne er relevante er informasjon om fasiliteter, branndokumentasjon, sjekklister som benyttes i dag, annen dokumentasjon, åpne avvik, brukerinformasjon etc.

Test av løsning

Med kundeforhold, brukere og relevante data på plass testes gjerne oppsettet for å se at data er implementert korrekt og at systemet er i tråd med forventningene.

Opplæring og kurs

Kurs og opplæring er sentralt for å komme godt i gang. Dette kjøres normalt som en felles samling men her kan man også bruke nettmøter for gjennomføring og evt. behov for påfyll/repetisjon.

Oppfølging og support

Vi kjører gjerne et oppfølgingsmøte etter en viss tid og leverer selvfølgelig normal support hele veien.

Hvordan lykkes med datafangst og implementering?

Den første delen som dreier seg om datafangst er i de fleste tilfeller relativt enkel. Man samler sammen relevante data som skal implementeres. Dersom man i dag bruker et papirbasert system vil man finne mye av de aktuelle dataene der. Det kan være litt mer komplisert om man rett og slett mangler data men ta kontakt med oss så hjelper vi deg med det også.

Å gi et fasitsvar på hvordan man lykkes med implementeringsfasen og den videre driften av Facilit FDVU er litt vanskeligere. Vi har imidlertid etter å ha jobbet med denne typen systemer i flere år observert noen fellestrekk som går igjen hos de som lykkes.

Det er viktig at de som skal bruke systemet i det daglige er involvert i prosessen slik at de er forberedt på hva som kommer og at de kan komme med sine innspill og påvirke hva som skal implementeres.

Vær klar på hvilke områder du ønsker et system for og sett grenser. Ett system som håndterer alt med haugevis av integrasjoner høres kanskje fint ut men vi ser ofte at det leder til svært lite.

Lag en felles plan og jobb med en felles forståelse av hvordan systemet skal brukes til og hva man ønsker å få ut av det. Verdien av systemet blir mye større om man jobber mest mulig likt internt.

Bruk vår kompetanse og still spørsmål! Spesielt ser vi at man kommer mye raskere i gang om vi deltar aktivt når det gjelder datafangst og implementering.

Husk at alt ikke må være perfekt fra første minutt. Selv med de beste planer vil man ofte oppdage i en driftsfase at det må gjøres justeringer. Dette er helt normalt.

Hva med driftsfasen?

Å komme seg godt igjennom implementeringen er viktig men driftsfasen er tross alt viktigere. Vi har noen tips for en bedre driftsfase.

Vi ser ofte at det er en fordel at en eller to personer internt i organisasjonen er prosjektansvarlige med et spesielt ansvar for å følge opp bruken av systemet og systemets brukere. Vi bistår gjerne i denne prosessen ved at vi avtaler rammer vedrørende hvor ofte vi skal følge dere opp, typer tilbakemeldinger, jevnlige møter etc.

Når det gjelder jevnlige møter så kan det være veldig hensiktsmessig at man bruker litt tid med jevne mellomrom på å sjekke status i systemet. Dette kan f.eks. være et fast punkt på driftsmøter.

Et annet punkt som er viktig og som også omhandler implementeringen er at man er ærlige med seg selv når det gjelder hva man faktisk har tid til å dokumentere i systemet.

 Bruk litt tid å finne ut hva dere må dokumentere og hva dere kunne tenke dere å dokumentere. Begynn med det som må dokumenteres og legg til etter hvert som erfaringen med systemet blir bedre. Det er av en eller annen grunn enklere å legge til enn å trekke fra.

 

 

Vanlige spørsmål om oppstart i Facilit FDVU

Spør Oss

Ja, det er noen elementer som vi i utgangspunktet må utføre. Det dreier seg om oppretting av kundeforholdet med de aktuelle byggene samt brukeregistrering og oppsett av generelle brukerrettigheter.

Det aller meste av data kan dere implementere selv. Sjekklister for egenkontroller, underliggende fasiliteter, dokumenter og avtaler er blant de dataene som dere fint kan implementere selv. Vi anbefaler imidlertid at dere benytter oss som en partner i implementeringen slik at dere raskere får systemet opp og klart til vanlig bruk.

Nei, det er ikke nødvendig å registrere alle data manuelt eller laste opp ett og ett dokument. På veldig mange områder har vi importfunksjonalitet som gjør det enklere å implementere bl.a. romlister, objekter etc. For dokumenter kan man enkelt dra mange dokumenter som tilhører samme kapittel og slippe de inn der.

Support en en del av alle avtaler og foregår på flere ulike måter. Vi kjører gjerne møter hvor vi demonstrerer ulike funksjoner i systemet. Dette kan gjøres som vanlig møte eller som nettmøte. For de litt mindre spørsmålene er det gjerne telefon, epost samt at vi gjerne lager veiledninger eller videoer som viser hvordan ulike funksjoner i systemet brukes.

Ja, vi tilbyr demokonto dersom man ønsker å prøve selv. Vi forventer imidlertid at det kjøres en demo i et vanlig møte eller som nettmøte først slik at dere har bedre grunnlag for å prøve systemet.

Vi bistår gjerne med flytting av data både fra et annet system og til et annet system. Vi foretrekker det første men vi bistår selvfølgelig uansett:-)

Prosessen varierer litt med i korte trekk er den som følger:

  1. Møte og demo av system.
  2. Avklaring av evt. spørsmål og oversendelse av tilbud.
  3. Justering og aksept av tilbud.
  4. Implementering av kundeforhold og brukere.
  5. Datafangst og implementering av data.
  6. Opplæring
  7. Oppfølging og support

Kontakt oss for demo

På tide med en enklere hverdag?

0/5 (0 Reviews)